Nye lisenser og nettjenester blir ofte kjøpt når et behov oppstår. Problemet kommer senere: Den gamle løsningen blir ikke alltid avsluttet, en tidligere ansatt står fortsatt med lisens, eller to abonnementer dekker nesten samme funksjon. Da betaler bedriften for mer enn den bruker, samtidig som gamle kontoer og integrasjoner gjør IT-miljøet vanskeligere å kontrollere.
Erfaringen bak denne artikkelen er enkel: Dobbeltdekning er ikke nødvendigvis resultatet av ett stort feilkjøp. Den bygges gjerne opp litt etter litt, og kunden er ofte ikke klar over hvilke lisenser som er overflødige før noen sammenligner fakturaer, brukere og administrasjonsportaler.
Start med fem kilder, ikke bare én faktura
En faktura forteller hva dere betaler for, men ikke alltid hvem som bruker tjenesten eller hvilke data som ligger der. En administrasjonsportal kan vise lisenser, men fanger ikke nødvendigvis opp abonnementer kjøpt med firmakort eller gjennom en annen leverandør.
En nyttig kartlegging bør derfor hente opplysninger fra flere steder:
- leverandørfakturaer og regnskap
- bank- og firmakorttransaksjoner med gjentakende trekk
- administrasjonsportaler for Microsoft 365 og andre skytjenester
- oversikten over ansatte, brukerkontoer og felleskontoer
- avtaler med IT-leverandører, programvareleverandører og webbyrå
NSM anbefaler at virksomheter kartlegger enheter, programvare, brukere og tilgangsbehov. Den samme tankegangen er nyttig for abonnementer: Bedriften bør vite hvilke tjenester den er avhengig av, hvem som har tilgang, og hvem som har ansvar for forvaltningen.
Skill mellom kjøpt, tildelt og faktisk brukt
Ordene «ubrukt lisens» kan bety forskjellige ting. Derfor bør hver tjeneste få en tydelig status:
- Kjøpt, men ikke tildelt: Bedriften betaler for en ledig lisens.
- Tildelt, men ikke nødvendig: En bruker har tilgang til en funksjon som ikke lenger trengs.
- Tildelt til feil konto: Lisensen ligger på en tidligere ansatt, testkonto eller gammel felleskonto.
- Brukt sjelden, men kritisk: Tjenesten kan være nødvendig ved årsoppgjør, hendelser eller enkelte kundeoppdrag.
- Erstattet, men ikke avsluttet: En ny løsning er tatt i bruk, mens den gamle fortsatt faktureres.
Dette skillet hindrer at «ingen bruker den hver dag» blir likestilt med «den kan sies opp». Enkelte tjenester er beredskap, arkiv eller støtte for en viktig arbeidsprosess selv om aktiviteten er lav.
Sju tegn på at noe bør undersøkes
- Antall betalte lisenser er høyere enn antall aktive brukere.
- Tidligere ansatte eller gamle testkontoer har fortsatt tildelte produkter.
- To eller flere tjenester brukes til lagring, møter, passord, signering eller prosjektstyring uten at forskjellen er dokumentert.
- Et månedlig korttrekk mangler intern eier eller bestiller.
- Ingen har administratortilgang til tjenesten.
- Leverandørnavnet på fakturaen er ukjent for dem som bruker systemene.
- En avtale fornyes automatisk uten at behovet vurderes først.
Ett tegn er ikke bevis på at abonnementet er unødvendig. Det er et signal om at bruken, avtalen og eierskapet må avklares.
Microsoft 365: Se på både abonnement og brukere
I Microsoft 365 kan administratorer se kjøpte produkter og lisensfordeling i administrasjonssenteret. Lisenser kan være tildelt direkte til enkeltbrukere eller gjennom grupper. Microsoft dokumenterer også at enkelte egenkjøpte abonnementer må håndteres annerledes enn lisenser administratoren har kjøpt sentralt.
En gjennomgang bør derfor svare på mer enn hvor mange ledige lisenser som finnes:
- Hvilke produkter betaler virksomheten for?
- Hvilke brukere og grupper får lisensene?
- Finnes det blokkerte eller gamle kontoer med aktive lisenser?
- Har forskjellige produkter funksjoner som overlapper?
- Er abonnementet kjøpt direkte, gjennom partner eller av en enkeltbruker?
Har bedriften ikke nødvendig administratortilgang, bør det avklares før lisenser flyttes eller fjernes. Les også hvorfor administratorbrukere krever strengere kontroll.
Kontroller dette før dere sier opp
Den dyreste feilen er ikke alltid å betale én måned for mye. Det kan være å avslutte en tjeneste før data, integrasjoner og avtalevilkår er undersøkt.
Før oppsigelse bør dere kontrollere:
- Data: Ligger det e-post, dokumenter, historikk eller konfigurasjon som må beholdes eller eksporteres?
- Avhengigheter: Brukes kontoen til innlogging, automatisering, kontaktskjema, backup eller integrasjoner?
- Tilgang: Har virksomheten en fungerende administratorkonto og oppdatert kontaktinformasjon?
- Avtale: Hva er oppsigelsesfrist, bindingstid og neste fornyelsesdato?
- Erstatning: Er den nye tjenesten ferdig satt opp, testet og tatt i bruk?
- Ansvar: Hvem godkjenner avslutningen og kontrollerer at faktureringen stopper?
Microsoft påpeker at fjerning av en lisens påvirker brukerens tilgang til tilknyttede tjenester og data. Følg derfor leverandørens oppdaterte dokumentasjon for det konkrete produktet i stedet for å anta at alt blir bevart på samme måte.
Lag en enkel abonnementsoversikt
Oversikten trenger ikke starte som et stort prosjekt. For hver tjeneste holder det å registrere:
- tjeneste og leverandør
- intern eier og teknisk administrator
- hvem eller hva som bruker tjenesten
- antall kjøpte og tildelte lisenser
- faktureringsmåte og fornyelsesdato
- hvor avtale og oppsigelsesvilkår finnes
- hvilke data og integrasjoner tjenesten inneholder
- beslutning, ansvarlig person og dato for neste kontroll
Sett gjerne en fast gjennomgang hvert kvartal og knytt kontrollen til ansettelser, avslutning av arbeidsforhold, leverandørbytter og nye systemkjøp. Artikkelen Når en ansatt slutter viser hvilke tilganger som bør inngå i avslutningsrutinen.
Opprydding handler også om sikkerhet
En gammel tjeneste kan inneholde data, aktive delinger eller en konto som ingen følger opp. Selv om kostnaden er lav, øker den antallet steder virksomheten må administrere tilgang, varsler og personopplysninger.
Målet bør derfor være færre ukjente avhengigheter, ikke bare en lavere faktura. Hver tjeneste som beholdes bør ha et dokumentert formål, en ansvarlig eier og en kjent administrasjonsvei.
En praktisk rekkefølge
- Samle fakturaer, korttrekk og leverandøroversikter.
- Lag én liste over tjenester og lisenser.
- Koble hver tjeneste til brukere, data og arbeidsprosesser.
- Marker ledige lisenser, gamle kontoer og mulig dobbeltdekning.
- Kontroller adminrettigheter, avtalevilkår og databehov.
- Avslutt eller reduser først når ansvarlig person har godkjent tiltaket.
- Kontroller neste faktura og oppdater oversikten.
Trenger dere hjelp til å få oversikt over Microsoft-lisenser og administrasjon, kan dere lese mer om Microsoft 365 hos Trønder Data. Hvis oppryddingen også inngår i et leverandørbytte, bruk sjekklisten for å bytte IT-leverandør uten unødvendig nedetid.
Kilder
