Når flere skal svare fra samme e-postadresse, er det fristende å dele ett passord eller videresende alt til hver sin innboks. En delt postkasse i Microsoft 365 gir et annet utgangspunkt: Medarbeiderne bruker sine egne kontoer, mens henvendelsene samles på ett sted. Løsningen fungerer best når dere samtidig bestemmer hvem som eier oppfølgingen.
Når passer en delt postkasse?
Den passer for en adresse som flere skal lese og svare fra, for eksempel en generell henvendelsesadresse. Microsoft beskriver nettopp slike felles adresser som et bruksområde. Trenger dere bare at én person får kopi av enkelte meldinger, kan en enklere regel være tilstrekkelig. Trenger dere derimot felles oversikt over innkommende og utgående dialog, bør dere vurdere en delt postkasse fremfor å la hver medarbeider bygge sin egen, ufullstendige historikk gjennom videresending.
Gi personer tilgang, ikke et felles passord
En delt postkasse er ikke ment for direkte innlogging med postkassens egen konto. Gi hver medarbeider tilgang gjennom vedkommendes egen Microsoft 365-konto. Microsoft skiller mellom Full Access, som gir tilgang til å lese og håndtere innholdet, og Send As eller Send on Behalf, som bestemmer hvordan brukeren kan sende. Lesetilgang alene gir ikke nødvendigvis lov til å svare fra fellesadressen.
Bestem hvem som faktisk trenger begge rettighetene. Når en medarbeider bytter rolle eller slutter, kan tilgangen fjernes uten at alle andre må bytte et delt passord. Se også vår IT-sjekkliste når en ansatt slutter.
Avklar hvem som svarer
En felles innboks er ikke det samme som en felles arbeidsrutine. Avtal hvem som ser på nye meldinger, hvordan dere markerer at en sak er tatt, hvem som følger opp ved fravær, og når en henvendelse skal løftes videre. Uten dette kan to personer svare samtidig, eller begge tro at den andre gjør det. Dette er en praktisk arbeidsregel, ikke en automatisk funksjon som postkassen løser for dere.
Kontroller også mappen for sendte elementer. Ifølge Microsoft havner meldinger sendt fra den delte postkassen som standard i avsenderens personlige mappe for sendte elementer. Innstillingen kan endres slik at teamet ser svarene i den delte postkassen. Test dette med en intern prøvemelding før adressen tas i bruk.
Sjekk dette før dere bytter løsning
- Adresse og historikk: Skal en eksisterende adresse flyttes, og må eldre meldinger bevares? Lag en plan før dere endrer hvor e-posten leveres. Vår sjekkliste for flytting av e-post til Microsoft 365 dekker flere av forberedelsene.
- Tilgang og sending: Prøv både mottak, lesing og svar fra hver relevant bruker. Kontroller at avsendernavn og rettigheter blir som dere ønsker.
- Oppfølging: Avtal ansvar for ubesvarte meldinger, fravær og jevnlig gjennomgang av hvem som har tilgang.
- Lisens og kapasitet: Ikke anta at «delt» alltid betyr gratis. Microsoft oppgir at en delt postkasse normalt kan lagre opptil 50 GB uten egen lisens, men brukerne som åpner den må ha lisensiert Exchange Online-postkasse, og enkelte funksjoner eller større postkasser krever mer. Kontroller gjeldende vilkår for deres oppsett.
Når er den ikke nok?
En delt postkasse gir tilgang til samme e-post, men den er ikke et saksbehandlingssystem. Hvis dere må fordele henvendelser, måle behandlingstid eller dokumentere status på tvers av mange ansatte, bør dere vurdere en egen arbeidsflyt i tillegg. Start med å definere hvordan en henvendelse går fra mottatt til ferdig; velg deretter verktøy.
Trenger dere hjelp til å vurdere oppsettet, kan vi bistå med å avklare tilgang, migrering og praktisk bruk før dere endrer den eksisterende e-postflyten.
Kilder
