Hvor mange PC-er, mobiler og nettverksenheter er i bruk i bedriften akkurat nå? Hvem har dem, og hvilke skal byttes neste gang? Hvis svarene finnes i forskjellige innkjøpskvitteringer, e-poster og hukommelsen til én person, blir selv en enkel feilretting unødvendig tung.

En utstyrsoversikt trenger ikke begynne som et stort system. Den må begynne med riktige spørsmål og én person som holder den oppdatert.

Hva skal oversikten brukes til?

En innkjøpsliste viser hva dere har betalt for. En nyttig utstyrsoversikt viser hva som faktisk er i bruk, hvem som har ansvar for det, og hva som må skje videre. NSM anbefaler å kartlegge enheter og programvare, inkludert forvaltede og ikke-forvaltede enheter, eierskap og produkter som ikke lenger støttes.

For en liten bedrift gir det særlig verdi i tre situasjoner: når en enhet svikter, når en ansatt slutter, og når utstyr nærmer seg slutten av levetiden. Oversikten gjør det mulig å handle på et konkret objekt i stedet for å lete etter «den gamle PC-en på lageret».

Start med ett register og få felter

Lag én rad per enhet. Dette er et praktisk startforslag, ikke en uttømmende sikkerhetsstandard:

• Intern ID og type: En enkel etikett og om det er PC, mobil, skriver, ruter eller annet utstyr.
• Modell og identifikasjon: Nok informasjon til å skille enheten fra like modeller. Serienummer kan ligge i den interne oversikten, men skal ikke publiseres.
• Ansvarlig og plassering: Hvem bruker eller forvalter enheten, og hvor hører den hjemme? Registrer bare opplysninger dere faktisk trenger.
• Driftsstatus: I bruk, reserve, til reparasjon, tapt eller tatt ut av drift.
• Vedlikehold: Operativsystem, siste kontroll og om enheten fortsatt får sikkerhetsoppdateringer.
• Neste handling: For eksempel vurder utskifting, fjern tilgang, slett data eller lever til forsvarlig avhending, med ansvarlig og frist.

Ikke legg passord, gjenopprettingskoder eller andre hemmeligheter i dette registeret. Poenget er å peke på hva som må følges opp, ikke å samle alle tilganger på ett sted.

En enkel kontrollrunde

Begynn med enhetene som brukes til e-post, fildeling og administrasjon. Sammenlign det dere finner fysisk, med det som finnes i innkjøp, administrasjonsverktøy og hos IT-leverandøren. Ta også med utstyr som er koblet til nettverket uten å være en vanlig PC: skrivere, aksesspunkter og rutere blir ofte glemt. Merk usikre opplysninger som «må kontrolleres» i stedet for å fylle hullene med gjetninger.

Deretter bør nye enheter få en rad når de tas i bruk, og raden bør oppdateres når utstyr bytter bruker, går til reparasjon eller tas ut av drift. En regel som bare gjelder ved årlig opptelling, gir raskt en gammel liste. Ved avslutning av et arbeidsforhold kan oversikten brukes sammen med sjekklisten for å stenge og overføre IT-tilganger. Når flere PC-er nærmer seg utskifting, hjelper den også med å planlegge PC-bytter før de blir hastesaker.

Avklar hvem som eier listen

Utpek én ansvarlig for at registeret er oppdatert, og avklar hvem som melder fra om endringer. Har dere en IT-leverandør, bør dere vite hvilke opplysninger leverandøren vedlikeholder, hva virksomheten selv skal eie, og hvordan dere får ut en lesbar oversikt ved behov. En serviceavtale kan være en ramme for slik oppfølging, men avtal konkret hva som inngår; ikke anta at en lisens eller en supporttelefon automatisk inkluderer inventararbeid.

Den første versjonen kan være enkel. Målet er ikke en perfekt liste på dag én, men at ingen enhet forsvinner ut av både oversikten og ansvaret.