Sikkerhetskopiering skal gjøre det mulig å få virksomheten tilbake i drift etter sletting, teknisk feil eller et dataangrep. Det krever mer enn en grønn status i et kontrollpanel: Bedriften må vite hva som kopieres, hvor kopiene ligger, hvem som følger opp feil og hvordan data faktisk gjenopprettes.
For en liten bedrift trenger ikke planen være omfattende. Den må være konkret nok til at en annen person kan forstå hva som er beskyttet og hva som skal skje når noe mangler.
Begynn med dataene, ikke produktet
Før dere velger løsning, bør dere kartlegge hvilke data virksomheten er avhengig av. Det omfatter ofte mer enn dokumentmappen på en PC:
- e-post, kalendere og kontakter
- felles dokumenter og prosjektfiler
- regnskapsdata, ordregrunnlag og kundehistorikk
- data i fagsystemer og andre skytjenester
- nettside, databaser og nødvendige konfigurasjoner
- lokale filer som aldri ble flyttet til riktig lagringssted
Noter hvor hvert datasett ligger, hvem som eier det og hvor lenge virksomheten tåler å være uten det. Da blir det mulig å prioritere gjenoppretting og velge en løsning som dekker de faktiske behovene.
Synkronisering og redundans er ikke hele backupplanen
Synkronisering er nyttig fordi filer blir tilgjengelige på flere enheter. Redundans hos en leverandør gjør en tjeneste mer robust mot maskinvarefeil. Ingen av delene svarer alene på om virksomheten kan hente tilbake en tidligere, frisk versjon etter feil sletting, overskriving eller kompromittering.
En synkronisert sletting kan bli spredd til andre enheter. En driftskopi kan også inneholde den samme skadede eller krypterte tilstanden som produksjonen. Derfor må bedriften undersøke hvilke versjoner, papirkurver, bevaringsregler og separate sikkerhetskopier den aktuelle tjenesten faktisk tilbyr.
Microsoft skiller for eksempel mellom en katastrofekopi som opprettholder dagens tilstand og backup som kan gjenopprette innhold til et tidligere friskt tidspunkt. Tilsvarende forskjeller finnes hos andre leverandører. Det må kontrolleres per tjeneste, ikke antas fordi dataene ligger i skyen.
En backupplan bør svare på åtte spørsmål
NSMs grunnprinsipper anbefaler en plan for regelmessig sikkerhetskopiering av virksomhetsdata. Planen bør minst dekke:
- Hva: Hvilke data, systemkonfigurasjoner og programmer skal kunne gjenopprettes?
- Hvor ofte: Hvor mye nytt arbeid tåler virksomheten å miste?
- Hvor lenge: Hvor langt tilbake må det være mulig å hente en frisk versjon?
- Hvor: Hvor lagres kopiene, og er de tilstrekkelig skilt fra produksjonen?
- Hvem: Hvem eier planen, følger opp feil og kan starte en gjenoppretting?
- Hvordan: Hvilken dokumentert fremgangsmåte brukes ved restore?
- Hvor raskt: Hvor lenge kan de ulike tjenestene være utilgjengelige?
- Hvordan kontrollere: Når og hvordan testes det at kopiene kan brukes?
Spørsmålene gjør det også lettere å sammenligne leverandører. En lav pris har liten verdi dersom løsningen ikke dekker viktige data eller gjenopprettingen tar lengre tid enn virksomheten tåler.
Skill kopiene fra produksjonen
En angriper eller feilkonfigurert konto bør ikke enkelt kunne slette både produksjonsdata og alle kopiene. NSM anbefaler at sikkerhetskopier beskyttes mot sletting, manipulering og avlesning, at de separeres fra produksjonsmiljøet, og at det jevnlig tas kopier som ikke kan nås via virksomhetens vanlige nettverk.
I praksis bør dere kontrollere:
- om backupen bruker en separat administratorkonto
- om vanlige brukere kan slette eller endre kopiene
- om flerfaktorautentisering beskytter administrasjonen
- om det finnes en frakoblet eller uforanderlig kopi for kritiske data
- om data er kryptert under overføring og lagring
- om varsler ved feil faktisk går til en ansvarlig person
Separasjon trenger ikke bety at alt lagres lokalt. Poenget er at den samme hendelsen ikke skal kunne ødelegge alle lag samtidig.
Bestem hvor mye tap og nedetid dere tåler
To mål gjør behovet mer konkret:
- RPO beskriver hvor mye datatap, målt bakover i tid, virksomheten kan akseptere.
- RTO beskriver målet for hvor raskt en tjeneste skal være gjenopprettet.
Hvis ordredata ikke kan være mer enn én time gamle, må kopieringen og løsningen støtte dette. Hvis en filserver skal være tilbake innen fire timer, må en realistisk test vise at dette er mulig med tilgjengelig personell, linjekapasitet og utstyr.
Ikke sett samme mål for alt. En arkivmappe kan tåle lengre nedetid enn dagens ordre, mens noen systemer kan gjenopprettes manuelt i en kort periode.
Test gjenoppretting før dere trenger den
NSM anbefaler regelmessige gjenopprettingstester. En test bør ikke bare kontrollere at en fil kan lastes ned. Den bør også vise at riktig person finner kopien, har tilgang, forstår prosedyren og kan bekrefte at innholdet fungerer etterpå.
Start avgrenset:
- Velg en ufarlig testfil eller testmappe.
- Bestem hvilket tidspunkt den skal gjenopprettes fra.
- Gjenopprett til et separat sted uten å overskrive produksjon.
- Kontroller innhold, versjon, rettigheter og tidsstempler.
- Mål hvor lang tid hele prosessen tok.
- Dokumenter det som var uklart eller ikke virket.
For kritiske tjenester bør dere også teste større scenarioer: Kan en hel bruker, postboks, database, server eller nettside gjenopprettes? Fungerer innlogginger, integrasjoner og konfigurasjon etterpå? Testens omfang og frekvens må stå i forhold til konsekvensen ved bortfall og hvor ofte løsningen endres.
Avklar ansvar med IT-leverandøren
At en leverandør drifter systemet betyr ikke nødvendigvis at alle virksomhetsdata er sikkerhetskopiert med ønsket historikk og gjenopprettingstid. Avtalen bør gjøre ansvaret tydelig.
Be om konkrete svar på hvilke tjenester som er omfattet, hvor lenge kopier beholdes, hvordan feil varsles, hvem som kan bestille restore, forventet gjenopprettingstid og hvordan testresultater dokumenteres. Avklar også hva som skjer med kopiene når avtalen avsluttes.
En kontroll dere kan gjøre denne uken
Velg ett datasett som virksomheten ikke kan miste. Finn deretter siste vellykkede backup, gjenopprett en ufarlig del til et separat sted og mål tiden. Hvis ingen vet hvem som skal gjøre det, hvor kopien ligger eller hvordan resultatet kontrolleres, har dere funnet et konkret beredskapshull.
Trønder Data kan hjelpe med å kartlegge og sette opp sikkerhetskopiering for bedrifter, inkludert oppfølging og praktisk kontroll av gjenopprettingen.
Kilder
